Konzeption Fachstelle Freiwilligendienste Sachsen

Konzeption Fachstelle für Freiwilligendienste in Sachsen 2016

1. Ausgangssituation

Die Fachstelle Freiwilligendienste ist seit dem 15.07.2012 im Auftrag des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales und Verbraucherschutz (SMS) tätig. Im Juni 2013 übernahm die JUST - Jugendstiftung Sachsen die Trägerschaft der Fachstelle und entwickelte die drei definierten Arbeitsbereiche kontinuierlich weiter. In der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales und Verbraucherschutz zur Durchführung von Freiwilligendiensten im Freistaat Sachsen (VwV-FwD) vom 31. März 2014 wurden die Aufgaben der Fachstelle zudem konkretisiert und festgeschrieben.

Die Aufgaben in den Bereichen Information, Qualitätsentwicklung und Dienstleistung wurden in den vergangenen drei Jahren geschärft und gemeinsam mit dem SMS und dem KSV an die aktuellen Erfordernisse angepasst. Hervorzuheben sind hierbei die Neugestaltung der Antragsverfahren in allen Freiwilligendienstformaten sowie die Einführung einer Onlinestatistik und die inhaltliche Begleitung der Informationskampagne des Sozialministeriums.

Neben der engen Zusammenarbeit mit dem Ministerium arbeitete die Fachstelle intensiv mit den Trägern der Freiwilligendienste und deren Interessenvertretung, der Landesarbeitsgemeinschaft Freiwilligendienste (LAG), zusammen. Die Fachstelle bietet den Trägern von Freiwilligendiensten in Sachsen eine fachliche Begleitung und eine Unterstützung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Es werden Informations- und Beratungsleistungen, Aufgaben der Qualitätsentwicklung sowie Dienstleistungen für Träger und Gruppensprecher von Freiwilligendiensten wahrgenommen. Gelungene Veranstaltungen, wie der landesweite Fachtag, die Landessprecherwahlen oder die Weiterbildungen, aber auch die transparenten Einschätzungen von Anträgen und Sachberichten führten dazu, dass die sächsischen Träger die Fachstelle verstärkt als fachliche und organisatorische Unterstützung verstehen.

2. Aufgaben und Schwerpunkte 2016

2.1 Allgemein

In der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales und Verbraucherschutz zur Durchführung von Freiwilligendiensten im Freistaat Sachsen (VwV-FwD) vom 31. März 2014 werden die Aufgaben der Fachstelle konkretisiert:

  • Informations- und Beratungsleistungen; Pflege der Internetseite www.engagiert-dabei.de,
  • Qualitätsentwicklung im Bereich Freiwilligendienste: Anregung ung Unterstützung von Trägern in der Praxis, Untersuchung von Prelblemstellungen und Bedarfslagen, Besuche von Freiwilligenseminaren und Einsatzstellen, Prüfung und Bewertung vonKonzepten und Berichten für das Staatsministerium für Soziales und Verbraucherschutz sowie den KSV,
  • Dienstleistungen für Träger und Gruppensprecher von Freiwlligendiensten, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit sowie der Fachdiskussion, Unterstützung und Weiterentwicklung des Sprecherwesens der Freiwilligen, Mitwirkung beim Aufbau neuer Formate.

Diese Schwerpunkte bilden die Grundlage für die Erarbeitung der Konzeption für die Fachstelle 2016.


2.2 Information

Aktualität Webseite

Im Zuge der Informationskampagne des SMS wurde die Homepage www.engagiert-dabei.de überarbeitet und von einem reinen Fachportal hin zu einem trägerübergreifenden Informationsportal für Freiwilligendienste in Sachsen weiterentwickelt. Die Neugestaltung der Seite mit einem frischeren Design und einer verbesserten Menüführung soll nun sowohl Interessenten für Freiwilligendienste ansprechen als auch Informationen und Suchoptionen zur Verfügung stellen. Weiterhin bieten die Homepage der Fachstelle und die Engagiert-dabei-Seite auf Facebook allen Interessenten aktuelle Informationen, Materialien und Veranstaltungshinweise. Die Vervollständigung der Materialien und die Pflege der aktuellen Meldungen werden fortlaufend realisiert. Alle Träger können zudem auf gemeinsame Dateien und Terminübersichten zugreifen, wichtige Dokumente und Formulare herunterladen, ausdrucken oder bearbeiten.

Freiwilligenlotse

Der Freiwilligenlotse bietet erstmalig einen Überblick über alle Einsatzmöglichkeiten in den Formaten FSJ, FÖJ und FdaG in ganz Sachsen. Interessierte können sich durch Auswahl der Altersgruppe, der Tätigkeitsbereiche und der Region vorhandene Einsatzmöglichkeiten anzeigen lassen. Im Ergebnis sehen sie dann alle Träger, die nach ihren Suchkriterien Freiwilligenplätze anbieten. Anschließend können sie deren Webseiten besuchen, sich über die Details der Einsatzfelder informieren bzw. die Mitarbeiter der Träger kontaktieren.

Intranet

Mit der Neugestaltung des Intranets und einer übersichtlichen Ordnerstruktur verfügen seit 2015 alle Träger der Freiwilligendienste in Sachsen über einen personalisierten Zugang zum Intranet und sind in der Lage, ihre Träger- und Antragsunterlagen selbstständig abzulegen und zu aktualisieren. Damit konnte das Ziel, die Informationsströme zu den Trägern zu beschleunigen, Verwaltungsaufwand zu verringern sowie die Zusammenarbeit zwischen Fachstelle, KSV und SMS zu vereinfachen, erreicht werden.

FÖJ- und FSJ-Blog

Im Rahmen der Sprecherarbeit begleitet die Fachstelle die Redaktionsarbeit der Freiwilligenblogs im FÖJ und FSJ. Ziel der Blogs ist es, Informationen und Berichte von Freiwilligen für Freiwillige und potentielle Interessenten zu veröffentlichen und Freiwillige aktiv an der Öffentlichkeitsarbeit innerhalb der Jugendfreiwilligendienste zu beteiligen.

Der FÖJ-Blog https://sachsen.foej.net ist seit Anfang 2014 aktiv und an die FÖJ-Bundesseite www.foej.org angedockt. Der FSJ-Blog wurde 2015 von Fachstelle eingerichtet und an die Homepage www.engagiert-dabei.de/blog/ angegliedert.

Öffentlichkeitsarbeit allgemein

Neben der Öffentlichkeitsarbeit in den o.g. Onlineformaten unterstützt die Fachstelle landesweite Aktionen, die von den Sprecherräten gemeinsam mit den Trägern umgesetzt werden. So sind 2016 sowohl im FÖJ als auch im FSJ Landesaktionstage geplant, für deren Umsetzung Träger und Freiwillige verantwortlich sind. Die Fachstelle übernimmt eine koordinierende Funktion bei der Bündelung der Einzelaktionen und einer übergreifenden Öffentlichkeitsarbeit sowie der diesbezüglichen Begleitung der Landessprecher.

Teilnahme an der bundesweiten Diskussion

Seit 2013 ist die JUST Mitglied im Bundesnetzwerk Bürgerschaftliches Engagement (BBE). In den Arbeitsgruppen des BBE findet der fachliche Austausch der Experten aus Theorie und Praxis statt, es werden praktische Beispiele vorgestellt, neue wissenschaftliche Erkenntnisse diskutiert und gemeinsame Vorhaben entwickelt und umgesetzt. Die JUST vertritt im BBE sächsische und fachliche Positionen und arbeitet in Abstimmung mit dem SMS aktiv in der AG 3 Freiwilligendienste mit.

Darüber hinaus ist die Teilnahme an zu erwartenden bundesweiten Veranstaltungen zum Thema Freiwilligendienst vorgesehen.

Beantwortung allgemeiner Anfragen

Potentielle Freiwillige, Einsatzstellen und Träger wenden sich regelmäßig telefonisch oder per Mail mit konkreten Anliegen oder Fragen an die Fachstelle. Auf der Grundlage der Materialsammlungen und durch eine enge Zusammenarbeit mit den Trägern der Freiwilligendienste in Sachsen werden Anfragen zum Freiwilligendienst schnell und kompetent beantwortet.

Publikationen

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit beabsichtigt die Fachstelle zu aktuellen Themen in Fachzeitschriften zu publizieren. Geplant ist für das dritte Quartal eine Veröffentlichung zum FSJ-Sprechersystem in Sachsen in der Fachzeitschrift Voluntaris.

Leitziel 1:

Für das Leitziel im Bereich Information: „Steigerung des Bekanntheitsgrades der Freiwilligendienstformate in Sachsen und zielgruppenorientierte Darstellung der Bedeutung des sozialen, kulturellen, pädagogischen und ökologischen Engagements für die Gesellschaft.“ wurden zwei Handlungsziele formuliert und dem Zuwendungsgeber zur Kenntnis gegeben.

2.3 Qualitätsentwicklung

Begleitung der FÖJ-Träger

Die zehn sächsischen FÖJ-Träger werden im Rahmen der Erarbeitung der Anträge nach Bedarf unterstützt und beraten. Nach dem Abgabetermin am 15.02.2016 erfolgt die Erarbeitung einer fachlichen Einschätzung der Anträge, die dem KSV mit einer Förderempfehlung vorgelegt wird. Die Seminarbegleitung soll 2016 intensiviert werden. Die Auswahl der Träger, bei denen Seminarhospitationen durchgeführt werden, trifft die Fachstelle auf der Grundlage vorliegender Anträge, Sachberichte und -konzeptionen. Im Vordergrund stehen dabei pädagogische Handlungs- und Entwicklungsbedarfe bei den Trägern und neue inhaltliche / methodische Ansätze in der Seminarumsetzung.

Die Fachstelle Freiwilligendienste übernimmt die Prüfung und Einschätzung der Sachberichte der FÖJ-Träger. Sie erstellt bis Ende Dezember auf der Grundlage von Prüfkriterien eine Einschätzung, welche sowohl den Trägern als auch dem KSV Sachsen zur Verfügung gestellt wird. Für die Erstellung des Länderberichtes für das FÖJ erfolgt durch die Fachstelle auf der Grundlage der Trägersachberichte eine Zuarbeit bis zum 31. Januar 2016.

Begleitung der FSJ-Träger

Die 34 FSJ-Träger werden im Rahmen der Erarbeitung ihrer Anträge nach Bedarf unterstützt und beraten. Nach dem Abgabetermin am 31.03.2016 erfolgt die Erarbeitung einer fachlichen Einschätzung der Anträge, die dem KSV mit einer Förderempfehlung vorgelegt wird. Die Fachstelle Freiwilligendienste übernimmt die Prüfung und Einschätzung der Sachberichte der FSJ-Träger. Sie erstellt bis Ende Februar 2016 auf der Grundlage von Prüfkriterien eine Einschätzung, welche sowohl den Trägern als auch dem KSV Sachsen zur Verfügung gestellt wird. In Einzelfällen können auch bei FSJ-Trägern Seminarhospitationen erfolgen. Dies erfolgt auf der Grundlage vorliegender Anträge, Sachberichte und -konzeptionen. Im Vordergrund stehen dabei, wie im FÖJ, pädagogische Handlungs- und Entwicklungsbedarfe bei den Trägern und neue inhaltliche / methodische Ansätze in der Seminarumsetzung. Das bezieht sich insbesondere auf neue Formate oder Einsatzfelder wie bspw. die Flüchtlingshilfe.

In Abstimmung mit dem SMS beruft die Fachstelle thematische Arbeitsgruppen und moderiert den Arbeitsprozess. Die Arbeitsgruppen sind temporär angelegt und beziehen sich auf neue Einsatzfelder und inhaltliche Schwerpunkte innerhalb des FSJ und finden nach Bedarf statt. 2016 sind folgende Arbeitsgruppen aktiv:

  • AG FSJ in der Flüchtlingshilfe
  • AG Asylbewerber im FSJ
  • AG FSJ für junge Menschen mit besonderem Bildungs- und Betreuungsbedarf


Begleitung der FdaG-Träger

Den FdaG-Trägern werden im Rahmen der Erarbeitung der Anträge Unterstützungsangebote unterbreitet. Nach dem Abgabetermin am 30.09.2016 erfolgt die Erarbeitung einer fachlichen Einschätzung der Anträge, die der Bewilligungsbehörde mit einer Förderempfehlung vorgelegt wird. Die Fachstelle Freiwilligendienste übernimmt die Prüfung und Begutachtung der Sachberichte der FdaG-Träger. Sie erstellt bis Ende April 2016 auf der Grundlage von Prüfkriterien eine Einschätzung, welche sowohl den Trägern als auch der Bewilligungsbehörde zur Verfügung gestellt wird.

Als Instrument der Qualitätsentwicklung arbeiten die FdaG-Träger in einer AG zusammen. Diese trifft sich zweimal pro Jahr und bietet einen kollegialen Austausch sowie die gemeinsame Bearbeitung eines inhaltlichen Themas. Die AG wird durch die Fachstelle vorbereitet und geleitet.

Trägerzulassung/Fachstellungnahmen

Die Fachstelle erstellt bei Bedarf im Auftrag des Ministeriums die Stellungnahmen zum inhaltlich-fachlichen Teil der Zulassungsanträge von Trägern der Freiwilligendienste.

Fortbildungsveranstaltungen

Der Fortbildungsbereich soll 2016 weiter ausgebaut werden. Die Auswahl der Themen und Referenten obliegt der Fachstelle. Ein Teil der Veranstaltungen wird gemeinsam mit der LAG Freiwilligendienste konzipiert und orientiert sich an den Bedarfen der Fachkräfte. Die Fortbildungen setzen an der konkreten Handlungspraxis und den Kompetenzen der Fachkräfte an und unterstützen die weitere Professionalisierung der Freiwilligendienste in Sachsen. Geplant ist eine modulare Fortbildungsreihe zu pädagogischen und freiwilligendienstspezifischen Themen, die sich an alle pädagogischen Mitarbeiter der Träger von Freiwilligendiensten in Sachsen richtet.

Ziele der Fortbildungen sind:

  • die Steigerung der Qualität in der pädagogischen Arbeit der Freiwilligendienste,
  • die Stärkung der fachlichen Expertise, Neuerwerb bzw. Aktualisierung von Wissen und  Methoden,
  • die Stärkung der Reflexionsfähigkeit hinsichtlich der eigenen Arbeit und Haltung und
  • die Förderung des trägerübergreifenden Austauschs der Mitarbeiter.


Für 2016 plant die Fachstelle sechs Fortbildungsveranstaltungen für die FSJ-/ FÖJ- und FdaG-Träger, darunter zwei dreitägige Seminare.

Leitziel 2:

Für das Leitziel im Bereich Qualität: „Erhöhung und Sicherung der Qualität von Freiwilligendiensten“ wurden zwei Handlungsziele formuliert und dem Zuwendungsgeber zur Kenntnis gegeben.

2.4 Dienstleistung /Support

Fachtagung

Die Durchführung einer zweiten sachsenweiten Fachtagung für Fachkräfte in Freiwilligendiensten ist am 18.05.2016 im Hygienemuseum in Dresden geplant. Mit dieser Veranstaltung ergibt sich für die Fachstelle die Möglichkeit, aktuelle Themen und Entwicklungen in den Freiwilligendiensten aufzugreifen und damit sowohl eine fachpolitische Diskussion als auch eine praxisorientierte Auseinandersetzung anzustoßen. Inhaltlich wird die Fachtagung gemeinsam mit der LAG Freiwilligendienste vorbereitet. Neben Fachimpulsen und einer Diskussions-/ Arbeitsphase sind am Nachmittag fünf parallele Workshops geplant. Angestrebt werden, wie bereits zur Fachtragung 2014 erfolgreich umgesetzt, Workshop-Patenschaften von Mitarbeitern der Träger, die ihre Themen in die Fachtagung mit einbringen und  gemeinsam mit einem Co-Referenten die inhaltliche Ausgestaltung und Moderation der Workshops übernehmen. Die Kosten für diese Veranstaltung werden im Rahmen der Sonderprojekte gesondert ausgewiesen.

Sprechersystem

Die Fachstelle Freiwilligendienste begleitet und unterstützt die aktuell gewählten Landessprecher im FÖJ und FSJ bei der Umsetzung ihrer Vorhaben. Dazu gehören:

  • Unterstützung beim Aufbau geeigneter Kommunikationsstrategien und Arbeitsstrukturen,
  • Unterstützung beim Aufbau geeigneter Kommunikationsstrategien und Arbeitsstrukturen,
  • Unterstützung bei der Organisation der Landesaktionstage,
  • Treffen mit dem Ministerium und
  • die Begleitung der Freiwilligen-Blogs.


Im IV. Quartal 2016 organisiert die Fachstelle gemeinsam mit den jeweiligen Trägervertretern die Gruppensprechertreffen mit der Wahl der neuen Landessprecher. Dabei sollen die Sprecher für ihre Tätigkeiten motiviert und geschult werden, um bei der Ausgestaltung des Freiwilligendienstes in Sachsen mitzubestimmen, Aktionen und Veranstaltungen für die Freiwilligen zu planen und durchzuführen, sowie die Kommunikation und Vernetzung der Freiwilligen zu gestalten. Im Rahmen der Sprecherbegleitung ist eine engere Zusammenarbeit mit der AG Sprecherbegleitung der LAG vorgesehen.

Erhebung der Freiwilligenstatistik

Eine onlinegestützte Erfassung und Auswertung der statistischen Daten in den Formaten FSJ, FÖJ und FdaG  ermöglicht es, valide Aussagen zu den Freiwilligen, Trägern und Einsatzbereichen zu treffen. 2015 wurde eine praktikable und für die Träger unkomplizierte und effiziente Möglichkeit entwickelt, um die nach der Richtlinie Freiwilligendienste (RL-FwD) geforderten Daten einzutragen bzw. digital zu übermitteln. Verwendet wurde dazu die Webseite www.engagiert-dabei.de, die im Intranet- Bereich um einen Statistikordner und entsprechende Eingabemasken und Auswertungstools erweitert wurde.

Leitziel 3:

Für das Leitziel im Bereich Dienstleistung: „Erhöhung der Mitwirkungsmöglichkeiten der Freiwilligen und Entwicklung einer konstruktiven Zusammenarbeit zwischen Sprechern und den Freiwilligendienst-Trägern und deren Interessenvertretung sowie der Fachstelle“ wurden zwei Handlungsziele formuliert und dem Zuwendungsgeber zur Kenntnis gegeben.

3. Qualitätsmanagement Fachstelle

Auf der Grundlage der vorliegenden Konzeption hat die Fachstelle Freiwilligendienste Handlungsziele für die drei Arbeitsschwerpunkte formuliert. Diese Ziele sind in konkrete Handlungsschritte operationalisiert und mit Indikatoren versehen, die eine fortlaufende Überprüfung ermöglichen, ob und inwieweit die Ziele und Standards erreicht und eingehalten werden.

Für die Überprüfung hat die Fachstelle geeignete Fragebögen und Erhebungsmethoden entwickelt. Die Ergebnisse werden im jährlichen Sachbericht dargestellt und für die konzeptionelle Fortschreibung genutzt.

4. Perspektiven

Die Arbeit der Fachstelle im Jahr 2016 umfasst weiterhin eine erfolgreiche Unterstützung und Begleitung der über 40 sächsischen Träger von Freiwilligendiensten. Dabei soll engagiert-dabei als Marke und trägerübergreifende Informationsplattform weiterentwickelt und noch bekannter gemacht werden, indem Potentiale des Freiwilligenlosten und einer trägerübergreifenden Bündelung von Aktionen und  Informationen noch besser genutzt werden. Neue Themenfelder in Freiwilligendiensten, wie das FSJ in der Flüchtlingshilfe bzw. der Einsatz von jungen Flüchtlingen in den Jugendfreiwilligendiensten, werden in der fachlichen Arbeit aufgegriffen und begleitet.

Bei der Begleitung der Sprecherarbeit gilt es, die Rahmenbedingungen und Beteiligungsmöglichkeiten weiter zu  verbessern. Neben der Stärkung und Weiterentwicklung der Arbeit der Landessprecherräte im FSJ und FÖJ werden weiterhin die Rolle und Wirksamkeit der Gruppensprecher stärker in den Blick genommen und Beteiligungsmöglichkeiten der Freiwilligen im Rahmen der Landesaktionstage oder ihres Trägers angeregt und unterstützt.

Mit dem Start einer modularen Fortbildungsreihe und der Durchführung einer 2. Sächsischen Freiwilligenfachtagung unterstützt die Fachstelle die sächsische Trägerlandschaft und setzt neue fachliche und thematische Impulse.

Für das Sächsische Staatsministerium für Soziales und Verbraucherschutz und den Kommunalen Sozialverband Sachsen ist die Fachstelle weiterhin ein verlässlicher Partner bei der Sicherung der Qualität in den sächsischen Freiwilligendiensten.

Kontakt

Engagiert dabei
Fachstelle Freiwilligendienste in Sachsen
JUST - Jugendstiftung Sachsen

Weißeritzstraße 3 (Yenidze)
01067 Dresden

Tel.: 0351 859 03 01
Fax: 0351 859 03 02
E-Mail: info@engagiert-dabei.de

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